Artículo original
RESUMEN
Los Manuales de Procedimiento sirve de sustento en el
seguimiento de las tareas cotidianas que se realizan en una organización y con
ello cumplir con las tareas establecidas con una destacada administración de
toda la entidad. En tal sentido el artículo tiene como objetivo proponer un
Manual de Procedimientos para el proceso productivo de la empresa Hilanderías
Unidas S.A. Para tal fin el estudio se enmarcó en un enfoque mixto, de campo
descriptivo – explicativo- propositivo. La población objeto de estudio estuvo
constituida por 41 trabajadores del área de la empresa Hiunsa S.A, tomando como
muestra a toda la población. Como técnica de recolección de datos se utilizó la
encuesta, la entrevista y la observación no participativa. Los instrumentos
fueron el cuestionario y la guía de observación. Los resultados evidenciaron
que el 78% de los colaboradores no tienen conocimiento de las actividades del
proceso de producción, el 29% no se le explica el flujo del proceso de
producción y el 59% de los colaboradores opino que debe haber un manual
para mejorar el proceso productivo, coincidiendo con los resultados de la
entrevista y la observación. Por lo que existe la necesidad del diseño
de un manual de procedimientos donde se detalle los procesos a seguir en este
caso los flujos de procesos, las etapas de la elaboración con la finalidad de
garantizar una buena producción y responsabilidad por parte de la empresa y los
operarios a cargo del área operativa.
Palabras clave: Manual de procedimiento, organización, procesos y
producción
1. Instituto Superior Universitario
de Formación UF
* Autor de correspondencia
SUMMARY
The Procedure Manuals
serve as support in the monitoring of the daily tasks that are carried out in
an organization and thus fulfill the tasks established with an outstanding
administration of the entire entity. In this sense, the article aims to propose
a Manual of Procedures for the production process of the company Hilanderías
Unidas S.A. For this purpose, the study was framed in a mixed approach,
descriptive-explanatory-propositional field. The population under study was
made up of 41 workers from the Hiunsa S.A company 12apf, taking the entire
population as a sample. The data collection technique was the survey, the
interview and non-participatory observation. The instruments were the
questionnaire and the observation guide. The results showed that 78% of the
collaborators do not have knowledge of the activities of the production
process, 29% are not explained the 12apf of the production process and 59% of
the collaborators think that there should be a manual to improve the production
process, coinciding with the results of the interview and observation.
Therefore, there is a need for the 12apfre12a12 a procedures manual detailing
the processes to be followed in this case, the process flows, the production
stages in order to guarantee 12apf production and responsibility on the
12apfre12 the company and the operators in charge of the operational 12apf.
Keywords: Manual of
procedure, organization, processes and production
INTRODUCCIÓN
Una de las áreas primordiales de las empresas manufactureras
es precisamente el área productiva, pues tiene como objetivo atender las
necesidades y la satisfacción del consumidor de la forma más eficiente, y la
transformación de la materia prima en productos finales. El proceso de
producción es un conjunto de actividades mediante las cuales uno o varios
factores productivos se transforman en productos.
La transformación crea riquezas, es decir, añade valor a los
componentes adquiridos por la empresa. El material comprado es más valioso y
aumenta su potencialidad para satisfacer las necesidades del cliente a medida
que avanza a través del proceso de producción, es necesario que en los procesos
se identifique todos los inputs que se utilizan para obtener los outputs. (Mayorga, Ruiz y Marcelo, & Moyolema,2015).
Ahora bien, en función del tamaño de la
empresa, estas pueden tener varios niveles o cargos dentro de su estructura
jerárquica como lo son los operarios de talleres encargados, jefes de equipo,
jefe de producción o director de producción o el personal técnico
especializado. Cabe recalcar que es muy importante el funcionamiento dé cada
una de estas dependencias, si esto se viera interrumpido la empresa dejará de
generar utilidades, perdería clientes y el reconocimiento de la marca.
En el caso de una producción ineficiente
o con problemas generaría resultados similares, pero a menor escala y es ahí
donde se presentan las falencias y errores que afectan y retrasan la producción
y por lo tanto al producto, ya que esto podría implicar la calidad, es
fundamental poder observar dichos acontecimientos ya que nos servirá para
identificar cualquier falla antes de lanzar a la comercialización, o por otro
lado alguna maquinaria que no ejecuté el trabajo completó.
La empresa Hilanderías Unidas S.A, tiene como función la
realización y ventas de hilos de alta calidad y en la actualidad no cuenta con
procedimientos documentados establecidos para desempeñar sus actividades lo
cual genera que los empleados no tengan conocimiento de las tareas que les
corresponden para elaborar sus productos ,esto conlleva a que la empresa tenga
pérdida de materia prima y que no se ejecuten de una manera eficiente sus
tareas, en medio del proceso de producción esto hace que en cierta parte sea
vea afectado ya que es un costo para la empresa, y al no contar con un manual
esto genera que no se puedan ejecutar los procedimientos para evitar dicho daño
o interrupción de los procesos.
El Manual es una de las cuatro técnicas de la organización
como etapa del proceso administrativo (Córdova, 2012, pág. 99). “Son una de las herramientas
más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos
documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema” (Álvarez,
1996, pág. 23). “Un
procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como
dos o más personas realizan un trabajo” (Álvarez, 1996, pág. 35).
Es decir, que, de acuerdo a las definiciones precedentes, un
manual de procedimientos son documentos que contienen todos los procedimientos
a seguir en la ejecución de una función o en la prestación de un servicio, a
partir de la descripción del conjunto de operaciones o de actividades de manera
narrativa, o a través del uso de ilustraciones basadas en diagramas, cuadros o
dibujos.
Para Álvarez (1996) las empresas deben elaborar Manuales de
Procedimientos porque esta herramienta ayuda a administrar una organización,
pues sirve para transmitir las actividades que realiza la empresa, tanto al
personal que ya se encuentra laborando como al personal que ingresa. Así se
evita cometer errores de las áreas responsables del procedimiento, con el fin
de cumplir adecuadamente con su misión.
Es decir, que el manual es importante porque sirve de
sustento en el seguimiento de las tareas cotidianas que se realizan en una
organización y con ello cumplir con las tareas establecidas por el jefe a cargo.
Esto permite una destacada administración de toda la entidad, sobresaliendo las
actividades que aumentan la producción, contando con los recursos necesarios
valiéndose del trabajo en equipo.
Teniendo en cuenta que es de vital importancia que cada colaborador
tenga conocimiento de los manuales para así garantizar eficiencia en el puesto
de trabajo, en este caso en las empresas de producción, cada colaborador debe
tener conocimiento de los procesos a seguir, las etapas de lo que se elabora en
cada organización dependiendo de los servicios que está posee, con la finalidad
de que se garantice una buena ejecución y aplicación de los manuales, cada
empresa tiene la obligación de aplicar y hacerle llegar a cada uno de los
colaboradores.
Objetivo de la investigación
Diseñar un manual
de procedimientos para el proceso productivo de la empresa Hilanderías Unidas
S.A.
Cabe señalar, que la propuesta de un
Manuel de Procedimiento permite que aquellos que se encargan de la parte
operativa conozcan cuáles son los pasos que deben seguir para desarrollar todo
correctamente ofreciendo eficacia y calidad a los clientes.
Por otra parte, contribuye al crecimiento y eficiencia de los
procesos productivos y el incremento de la rentabilidad de la empresa. Esto
beneficia también a la sociedad ya que al tener los procesos establecidos y su
correcta aplicación de la elaboración del mismo va a garantizar productos de
calidad a tiempo a los clientes en general.
Los procesos de producción
El proceso productivo es el conjunto de tareas y
procedimientos requeridos que realiza una empresa para efectuar la elaboración
de bienes y servicios. También puede entenderse como una serie de operaciones y
procesos necesarios que se realizan de forma planificada y sucesiva para lograr
la elaboración de productos.
Las empresas realizan el proceso productivo valiéndose de la
información y tecnología que es utilizada por las personas para la fabricación
de los productos. Además, las empresas desarrollan sus procesos productivos con
la finalidad de poder satisfacer la demanda del mercado, que requiere los
satisfactores para cubrir necesidades de consumo.
A través del tiempo el proceso productivo
ha evolucionado, en la etapa de las comunidades nómades. Estos se dedicaban a
la recolección de frutos y a la caza, vivían en comunidades y la labor
productiva se remitía a la familia. Con el surgimiento de la agricultura, se
volvieron sedentarios, el agua fue el factor principal para el asentamiento humano
y favoreció el nacimiento de la agricultura, así surgieron las primeras
comunidades y poblaciones que fueron la base para el inicio de la construcción
de ciudades.
Durante la etapa de la revolución del
neolítico., la agricultura y la ganadería fue el inicio de la producción
de alimentos. Los sistemas de producción estaban basados esencialmente en
actividades de agricultura y horticultura, cría de animales que satisfacían las
necesidades de la familia del agricultor. El intercambio de los productos
tecnológicos era a través del trueque (intercambio de un producto por otro).
En la etapa de producción artesanal, el artesano era quien
realizaba cada una de las etapas y operaciones de producción. Los productos
eran particulares, las herramientas y las técnicas de fabricación le eran
propias, se mantenían en secreto. No existía la denominada división de trabajo.
Se privilegiaba el uso de la fuerza muscular, la habilidad natural/adquirida y
la inteligencia.
Le siguió la etapa de producción manufacturera, la
cual se basaba en la división del trabajo. La producción era orientada por un
contratista que encargaba la fabricación de los productos deseados. El
contratista deseaba vender más productos así que realizaba una distribución de
las tareas entre los artesanos de acuerdo con las habilidades de cada uno,
haciendo así más eficiente la producción con el objetivo que se vendan más,
esto implica una primera segmentación entre las tareas de
concepción/planificación y las de ejecución. La división de tareas abarataba
costos e incrementación de producción.
Con la llegada de la Revolución Industrial, parece la máquina
de vapor lo que acelero los procesos de producción masiva. El trabajador perdía
el control de la tarea, del producto, toma el ritmo de la máquina, Aparecen los
que venden y los que compran, sectores diferenciados en la economía, también el
mercado de los que demandan y los que ofrecen. Procesos de producción en
serie, generaron miles de piezas idénticas, en una línea de montaje o líneas de
ensamblaje, bajo una secuencia de operaciones técnicas y preestablecidas.
Todos los conocimientos del operario se fragmento y paso al empresario.
(Béranger, 1994).
La producción es la transformación de las materias primas en
insumos para ser convertidos en productos. Es básicamente el proceso de fabricación de los
bienes y servicios, por esa razón es indispensable mantener controles estrictos
para dar cumplimiento a los estándares de calidad exigidos. (Quiroga, 2019, p.61).
El cumplimiento de los requerimientos de calidad, dependerá
que los clientes queden o no satisfechos con los productos. Si los productos
entregados al mercado logran satisfacer las exigencias del mercado, la empresa
podrá obtener beneficios y utilidades. De allí, que el proceso productivo es el
punto clave para poder hacer correcciones o mejoras dentro de la actividad
productiva, por lo tanto, debe tener objetivos precisos y controles estrictos,
porque sólo así la empresa puede obtener utilidades.
Contexto de la empresa Hilanderías Unidas
El 9 de julio de 1991 fue constituida la empresa Hilanderías
Unidas Hiunsa S.A ubicada en el kilómetro 7,5 vía Daule de la ciudad de
Guayaquil de la cual es dirigida por el su principal el Sr. Fuad Dassum.
La empresa Hiunsa que tiene como actividad el área textil,
donde fabrican cuatro tipos de hilos de los cuáles son: Hilados anillados
peinados, Hilados anillados cardado, estos productos se elaboran por diferentes
procesos de cuál la producción se realiza bajo pedidos de cliente.
La distribución de planta está dividida por diferentes
departamentos, el área administrativa, departamento de calidad, departamento de
repuestos y suministros, departamento mecánico y electrónico, bodega de materia
prima y producción, actualmente constan con 46 operarios en el área productiva
de los cuales tienen dos turnos, de mañana y noche, y cada turno disponen de
dos personas que supervisan todo el proceso y la productividad de la misma.
Actualmente los operarios realizan sus 40 horas, sin horas
extras por la situación actual que atraviesa el país, la materia prima en este
caso el poliéster que utilizan para el proceso es americana, china, y un
derivado de texturas acrílicas. La materia prima en este caso el algodón les
llega en pacas de 220 Kg c/u, el poliéster dependiendo del proveedor llega a
340 Kg. (Proaño, 2019, p. 24).
Proceso administrativo
El proceso administrativo es el conjunto de decisiones y
actividades de trabajo que los gerentes realizan en forma continua al
planificar, organizar, dirigir y controlar. Esto significa que cuando los
gerentes hacen su trabajo (es decir, cuando desempeñan las funciones
administrativas), suelen llevar a cabo sus actividades sobre la marcha y de
manera continua, es decir, lo hacen dentro de un proceso (Machuca, 2009).
Para Ramírez (2006) “es una práctica social que se
esquematiza como el manejo de los recursos de una organización a través del
proceso administrativo de planeación, coordinación, dirección organización y
control.” (p.439).
Según Koontz & Weihrich, (2008), la administración es el
proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual los individuos alcancen
las metas organizacionales de manera eficiente, por medio del trabajo en
equipo.
Por otro lado, Fernández, (2011) la define como una ciencia
social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de
una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.
De acuerdo a estas definiciones, se entiende la importancia
de los procesos administrativos en todas las organizaciones ya que facilita la
toma de decisiones y dar solución de manera rápida a algún problema que
presente la entidad.
Organización
La organización es la segunda etapa del procedimiento. Es la
estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con
el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados (Guzmán (1966), como se citó en Córdova, 2012, p.56).
Una organización “es una agrupación deliberada de personas
para el logro de algún propósito específico, en una entidad que tiene un
propósito distintivo, cuenta con personas y tiene una estructura deliberada de
algún tipo (Robbins, 2004, p.76).
Asimismo, la organización es “la acción y el efecto de
articular, disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o
elementos para la consecución de un fin concreto (Andrade, 2005, p.98).
La organización “es un sistema social, formado con el fin de
alcanzar un mismo objetivo en común. Como todo sistema, éste puede contar con
subsistemas internos, que tengan asignados tareas específicas (Raffino, 2019,
p.39).”
Así que, de acuerdo a estas definiciones, se puede decir que
la organización ayuda a identificar y agrupar las actividades de la organización
para el logro de objetivos, así como quiénes son los responsables.
Manual de procedimientos
Partiendo de la noción de Manual, el cual se describe como
una compilación de herramientas y pasos estandarizados para las diferentes
partes involucradas, siendo la organización quien adquiere un proceso
estandarizado de un proceso productivo identificando recursos, riesgos, planes
de prevención y correcciones implícitos en el proceso (Castillo, Bolivia, Rodríguez
Niviayo, &Triana
Mancera, 2015,.73).
Los manuales de procedimientos “Constituyen un documento
técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones concatenadas entre sí, que se constituye en una unidad para la
realización de una función, actividad o tarea específica en una organización.
(Franklin, 2009,45).”
Por otro lado “Un manual de procedimientos es el documento
que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización
de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El
manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación (Palma, 2010, p.78).”
Todo manual debe reunir información específica y certificada
sobre los la naturaleza y fines de una serie de procedimientos de operaciones
de la organización, con sus respectivos flujogramas y perfil de productos
resultantes de cada proceso, y de sus instrumentos de apoyo, como los
formularios. (Orozco, 2007, p.56).
Es decir que los Manuales de Procedimientos se utiliza para
documentar y organizar las funciones y/o actividades que realiza la empresa,
además de identificar las áreas responsables que se interrelacionan para llevar
a cabo dichas actividades.
Estructura de manual de procedimientos
La estructura de los manuales de procedimiento, como todo
tiene su orden y estructura, sin embargo, hay variación de un manual a otro,
todo depende de quién lo elabora y que tan detallado o sencillo lo requiera.
La siguiente estructura está tomada del libro “Organización
de empresas” de (Franklin, 2009, p.78):
Identificación; aquí se incluyen los
datos de la empresa, logotipo, nombre de la empresa, denominación del manual,
fecha de elaboración, número de páginas y datos relativos a la o las revisiones
del manual.
Índice: presenta la
relación de capítulos y apartados del documento.
Introducción; es una
breve explicación del contenido total del manual.
-
Objetivo, muestra qué es lo que se quiere lograr con dicho
documento.
-
Alcance, son todos los requisitos a cumplir para lograr el
objetivo.
-
Políticas, son criterios que orientan y facilitan las
operaciones.
-
Responsable, es el puesto o la unidad administrativa que
tiene a su cargo la preparación y aplicación del procedimiento.
Procedimientos: son la descripción detallada de las
operaciones, se presentan por escrito y de una forma secuencial, describe en
qué consiste el procedimiento, cómo, dónde y con qué se lleva a cabo.
Glosario, es la lista que explica de forma técnica
algunos conceptos relacionados en el contenido.
Según los autores (Fincowisky & Benjamín, 2009, p.67),
establecen que el manual de procedimientos debe estar diseñado bajo la
siguiente estructura:
Identificación: Este
manual debe incluir, en primer término, los siguientes datos:
-
Logotipo de la organización.
-
Nombre de la organización.
-
Denominación y extensión del manual (general o específico). Si
corresponde a una unidad en particular, debe anotarse el nombre de ésta.
-
Lugar y fecha de elaboración.
-
Numeración de páginas.
-
Sustitución de páginas (actualización de información).
-
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o
autorización.
-
Clave del formulario; en primer término, se deben escribir las
siglas de la organización; en segundo, las de la unidad administrativa
responsable de elaborar o utilizar la forma; en tercero, el número consecutivo
del formulario y, en cuarto, el año. Para leerla con facilidad, entre las
siglas y los números debe colocarse un punto, un guion o una diagonal, v. gr.,
ONU.DSI.002.09 (corresponde a Organización de las Naciones Unidas; Dirección
General de Información; formulario número 2, y año).
Prólogo- introducción: El prólogo es la presentación
que hace del manual alguna autoridad de la organización, preferentemente del
más alto nivel jerárquico. La introducción es una exposición de lo que es el
manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo
vigente.
Índice: Es la relación de los capítulos o apartados
que constituyen el cuerpo del documento.
Contenido: Lista de los procedimientos que integran
el contenido del manual. En el caso de un manual general debe incluir todos los
procedimientos de la organización; en el caso de un manual específico, sólo los
procedimientos de un área o unidad administrativa. En particular, cada
procedimiento debe contenerla información siguiente:
Objetivo: Explicar
el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.
Áreas de aplicación o alcance de los
procedimientos: Esfera de acción que cubre el procedimiento.
Responsables: Área, unidad administrativa o puesto
que tiene a su cargo la preparación, aplicación o ambas cosas.
Políticas o normas de operación: Criterios o líneas
de acción que se formulan de manera explícita para orientar y facilitar el
desahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que
participan en el procedimiento.
Concepto: Palabras, términos de carácter técnico o
formatos que se emplean en el procedimiento cuyo significado o referencia, por
su grado de especialización, debe anotarse para hacer más accesible la consulta
del manual.
Procedimiento: descripción de las operaciones-
Lineamiento de proceso. Presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento,
para lo cual se anota el número de operación, el nombre de las áreas
responsables de llevarlas a cabo y, en la descripción, explicar en qué
consiste, cómo, dónde y con qué se llevan a cabo. Cuando la descripción del
procedimiento es general y comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación; si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse
el puesto responsable de cada operación.
Diagramas de flujo: Estos diagramas, que también se
conocen como flujogramas, representan de manera gráfica la sucesión en que se
realizan las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o
materiales o ambas cosas. En ellos se muestran las áreas o unidades administrativas
y los puestos que intervienen en cada operación descrita.
Formularios o impresos: Formas impresas que se
utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan después de los diagramas
de flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de
“concepto”. En cada espacio que deba ser llenado debe incluirse un número
consecutivo encerrado en un círculo.
Glosario de términos: Es la lista y explicación de
los conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido.
Bases legales de la propuesta
El marco legal que da sustento a la propuesta del
Manual de Procedimientos para la empresa Hilanderías Unidas Hiunsa S.A esta referencia a la producción y de
las empresas textiles y las obligaciones con los consumidores, es por ello que
está alineada a la Constitución de la República del Ecuador hasta el
Código Orgánico de producción, comercio e inversiones más conocido como el
COPCI, entre otras que fueron importantes para esta investigación. Por lo que
se hace referencia a dichos artículos a continuación:
Al respecto, la Constitución De La
República Del Ecuador (2008) expresa:
Art. 52.- Las
personas tienen derecho a disponer de bienes y servicios de óptima calidad y a
elegirlos con libertad, así como a una información precisa y no engañosa sobre
su contenido y características. La ley establecerá los mecanismos de control de
calidad y los procedimientos de defensa de las consumidoras y consumidores; y
las sanciones por vulneración de estos derechos. Art. 53.- Las empresas,
instituciones y organismos que presten servicios públicos deberán incorporar
sistemas de medición de satisfacción de las personas usuarias y consumidoras, y
poner en práctica sistemas de atención y reparación (…). Art. 54.- Las
personas o entidades que presten servicios públicos o que produzcan o
comercialicen bienes de consumo, serán responsables civil y penalmente por la
deficiente prestación del servicio, por la calidad (…) Art. 284.- La
política económica tendrá como objetivos incentivar la producción nacional, la
productividad y competitividad sistémica, la acumulación del conocimiento
científico y tecnológico (…). Art. 320.- En las diversas formas de
organización de los procesos de producción se estimulará una gestión
participativa, transparente y eficiente. La producción, en cualquiera de sus
formas, se sujetará a principios y normas de calidad, sostenibilidad,
productividad sistémica, valoración del trabajo y eficiencia económica y
social. (Constitución de la República del Ecuador, 2008).
Como se describe en los artículos anteriormente expuestos
(52, 53, 54, 284 y 320) de la Carta Magna Ecuatoriana (2008), no solo se hace
referencia a los derechos de la ciudadanía a disfrutar de bienes y servicios de
calidad para lo cual es Estado debe prever de los apoyos técnicos necesarios
para garantizar la calidad de servicio, para motivar la producción con miras a
fortalecer la economía nacional, pero también debe tener las herramientas para
aplicar las medidas correctivas a que hubiere a lugar dado que los mimos tienen
responsabilidad tanto civil como penal al no ejercer adecuadamente las
funciones que le corresponden, sino que las empresas prestadoras de servicio
deben estar prestas a una verificación constante, por parte de los mecanismos
que prevea el Estado ecuatoriano, para garantizar el confort de la ciudadanía
ante los servicios o bienes que le son suministrados por dicha empresa.
Otro instrumento legal donde se debe sustentar un manual de
procedimientos desarrollado para la comunidad ecuatoriana es en el Plan
Nacional De Desarrollo Toda Una Vida (2017-2021), en cuyo objetivo número 5
se establece:
Objetivo 5: Impulsar
la productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible de
manera redistributiva y solidaria La ciudadanía destaca que para lograr
los objetivos de incrementar la productividad, agregar valor, innovar y ser más
competitivo, se requiere investigación e innovación para la producción,
transferencia tecnológica; vinculación del sector educativo y académico con los
procesos de desarrollo; pertinencia productiva y laboral de la oferta
académica, junto con la profesionalización de la población… (Plan nacional de
desarrollo toda una, 2011).
Por lo que se hace referencia a la
importancia de la investigación en el área de la producción, es decir que en
fortalecer la investigación de lo que se va haciendo a nivel de producción es
lo que va a permitir valorar lo que se tiene, contrastarlo con las tendencias
actuales a nivel nacional e internacional y poder aplicar los correctivos a que
hubiere lugar para lograr que las iniciativas e innovaciones que se están
generando en el campo empresarial realmente se reflejen de manera asertiva en la
economía nacional y mundial, con incidencia favorable en la población
ecuatoriana garantizando el desarrollo de toda una vida.
También se considera en esta propuesta
investigativa de un manual de procedimientos para la empresa Hilanderías Unidad
Hiunsa S.A., el Código Orgánico De La Producción, Comercio e Inversiones (2010)
en cuyos artículos 2 y 4 se expresa:
Art. 2.- Actividad
Productiva. Se considerará actividad productiva al proceso mediante el cual la
actividad humana transforma insumos en bienes y servicios lícitos, socialmente
necesarios y ambientalmente sustentables, incluyendo actividades comerciales y
otras que generen valor agregado (…). Art. 4.- Fines. – La presente
legislación tiene, como fines: Transformar la Matriz Productiva, para que ésta
sea de mayor valor agregado, potenciadora de servicios, basada en el
conocimiento y la innovación; así como ambientalmente sostenible y eco
eficiente; Democratizar el acceso a los factores de producción, Proceso
productivo de la empresa Hilanderías Unidas s.a. con especial
énfasis en las micro, pequeñas y medianas empresas, así como de los actores de
la economía popular y solidaria; Fomentar la producción nacional, comercio y
consumo sustentable de bienes y servicios, con responsabilidad social y
ambiental.
Tal y como se expresan en el Código orgánico de la
producción comercio e inversiones ob cit., la definición de actividad
productiva como toda actividad socialmente aceptada de acuerdo a los usos y
costumbres de la misma que generen bienes como valor agregado, por lo que dicho
código orgánico pretende constituirse en el marco legal para garantizar
empresas de producción ecoambientalmente saludables.
Idea que se fortalece al revisar este marco legal
ecuatoriano se encuentra que se define empresas industriales como aquellas que
transforman las materias primas (elementos o insumos básicos) que son
transformados por un proceso de industrialización (maquinarias) en un producto
final. En lo que refiere al trabajador, se expresa en el Código del Trabajo
ecuatoriano (2005), en su artículo 3 que “ninguna persona podrá ser obligada a
trabajos gratuitos ni remunerados que no sean impuestos por la ley”, por lo que
es necesario que la relación laboral se a través de un contrato. Siendo la
obligación del empleador garantizar el bienestar del empleado para que pueda
desarrollar de manera óptima las funciones para lo cual ha sido contratado, tal
y como se refleja en el artículo 42 del mismo Código del Trabajo anteriormente
citado:
Art. 42.-
Obligaciones del empleador. – Son obligaciones del empleador: […] Instalar las
fábricas, talleres, oficinas y demás lugares de trabajo, sujetándose a las
medidas de prevención, seguridad e higiene del trabajo y demás disposiciones
legales y reglamentarias, tomando en consideración, además, las normas que
precautelan el adecuado desplazamiento de las personas con discapacidad; […].
METODOLOGÍA
La investigación tuvo como objetivo diseñar un manual de
procedimientos para el proceso productivo de la empresa Hilanderías Unidas
S.A. Para tal fin, el estudio se enmarcó en el paradigma positivista, con un
enfoque mixto, de campo descriptiva – explicativa. La población objeto de
estudio estuvo constituida por 41 trabajadores del área de la empresa Hiunsa
S.A, tomando como muestra a toda la población, en este caso a los colaboradores.
Como técnica de recolección de datos se utilizó la encuesta. La entrevista y la
observación no participativa. Los instrumentos fueron el cuestionario, y la
nota de campo.
RESULTADOS
Los resultados que se presentan a continuación, corresponden
a los datos relevantes de la encuesta:
Pregunta 1: Sexo
Gráfico 1. Sexo
Con respecto al sexo de los encuestados el 97% son
colaboradores masculinos, mientras el 3% es femenino (Gráfico 1).
Pregunta 2. Edad
Gráfico 2. Edad
En cuanto a la edad de los trabajadores, el gráfico 2
refleja que el 29% de los colaboradores tienen entre 18-30 años, por otro lado,
el 49% entre 31-43 años, el 20% entre 44-56 y finalmente el 2% entre 57 años en
adelante.
Pregunta 3. ¿Qué
puesto de trabajo tiene dentro de la empresa Hiunsa?
Gráfico 3.
Puesto de trabajo en Hiunsa
Mientras que a los puestos de trabajo el 66% son operarios,
mientras que el 10% son empacadores, el 2% es jefe de producción, el 7% son
personal técnico y de mantenimiento, el 10% del personal de control de calidad,
y el 5% supervisor, tal y como se observa en el gráfico 3.
Pregunta 4. ¿Conoce usted cuáles son los procesos que
debe seguir dentro del proceso de producción?
Gráfico 4. Conocimiento del
proceso de producción
El conocimiento del proceso de producción el 78%
de los colaboradores no tienen conocimiento de las actividades del proceso de
producción, mientras que el 22% sí (Gráfico 4).
Pregunta 5. Considera usted que la forma en que se
ejecutan las actividades en Hiunsa es:
Gráfico 5. Ejecución
de las actividades en Hiunsa
En cuanto a las formas como se ejecutan las actividades, el
gráfico 5 muestra que los colaboradores de Hiunsa consideran que el 46.3% es
regular, mientras que un 34.1% considera que es bueno, y por último un 19.5%
bueno.
Pregunta 6. ¿Se le
ha explicado cuál es el flujo del proceso de producción?
Gráfico 6. Conocimiento
del flujo del proceso de producción
En lo que respecta si se le ha explicado cuál es el flujo
del proceso de producción, el 46% de los encuestados consideran que a veces se
les explica el flujo del proceso de producción, pudiendo observar en el grafico
6, que un 29% no tienen conocimiento alguno, y por último un 25% si tiene
conocimiento de los flujos de producción.
Pregunta 7. ¿Existen controles
específicos para evitar problemas en el área de producción?
En esta pregunta concreta hay dos porcentajes que
arrojan el mismo resultado un 49% piensa que tal vez existan controles para
evitar problemas operativos, mientras que el otro 49% considera que si, y el 2%
no (Gráfico 7).
Pregunta 8. Considera usted que debe haber un manual
de procedimientos para el proceso de producción
Gráfico 8. Considera usted que
debe haber un manual de procedimientos que ayude a mejorar el proceso de
producción
Con respecto a la pregunta 8: considera usted
que debe haber un manual de procedimientos para el proceso de
producción, el gráfico 8 refleja el 59% de los colaboradores considera que debe
haber un manual para mejorar el proceso productivo ya que esto beneficia a la
empresa y a la eficiencia de los procesos, por otro lado, un 39% piensa que tal
vez es necesario, y finalmente un 2% considera que no.
Entrevista
Seguidamente se presentan los
resultados que corresponden a la información suministrada por los
informantes claves en la entrevista (Tabla 1) donde se destaca que las
operaciones de la empresa no son óptimas, debido a la reducción de personal y
la poca capacitación de los que siguen ejerciendo sus funciones en la misma.
Tabla Nº 1. Opinión de los informantes
situación actual de la empresa
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Informante 1
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Informante 2
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Informante 3
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Juan
Poma
Cargo: Jefe de producción
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Sr.
Marlon Trejo
Cargo: Supervisor (Diurno)
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Rafael
Proaño
Cargo:
Supervisor
(Nocturno)
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Considera que
actualmente la empresa en lo que se refiere a la producción no es la óptima,
ya que han sufrido recorte de personal, y menos personas menos producción, ya
que las máquinas que disponen son alquiladas. Por otro parte considera que la
producción de la empresa es la adecuada con lo que están realizando. La
mayoría de los colaboradores no están capacitados para realizar cualquier
tipo de operación, por lo que se ha colocado dependiendo a sus destrezas y
habilidades. Aunque gran parte no todos conocen los procesos de producción.
|
Comentó que la
empresa por el momento no es óptima por lo que hay poco personal y se están
enfocando en cubrir solo las necesidades principales.
Considera que los
colaboradores la mayoría no están capacitados para manejar cualquier tipo de
operaciones.
Piensa que los
procesos que se realizan son eficientes y no son complejos para realizarla ya
que las maquinaras se prestan para hacerlo, además recalco que el número de
colaboradores no está de acuerdo a la producción porque la demanda que tiene
la empresa no cubre la cantidad de personas que se tiene actualmente.
|
Con referencia a las
operaciones en la empresa, actualmente no son óptimas ya que la reducción del
personal ha afectado en gran parte a la producción. Ciertos colaboradores
están capacitados para realizar diferentes operaciones, mientras que los
otros no, por lo que cada quien maneja sus tareas establecidas desde el
momento que se incorporaron a la
empresa.
También señalo que no
todos tienen clara sus funciones, y claramente esto en cierta parte afecta la
empresa, podría generarse retraso de operación por lo que ellos establecen un
horario de la elaboración.
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Observación
no participativa
A continuación, se presenta el resultado
de la observación no participativa, realizada en las instalaciones de la
empresa Hilanderías Unidas S.A. (Tabla 2), la misma refleja que los procesos de
producción de la empresa se llevan adecuadamente, trabajadores conocen sus
funciones, sin embargo, no tiene conocimiento del flujo del proceso lo que
dificulta una visión global de las actividades desarrolladas en atención a sus
funciones.
Tabla 2. Observación no participativa
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Observación
no participativa: Empresa Hilanderías Unidas S.A.
Fecha:25 de noviembre
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Se pudo observar que
no hay objetos que obstruyen el proceso de producción o que en cierta parte
interrumpan la operación. Se observó orden en el proceso, así como al inicio
del proceso se observó que no existían residuos de materia prima en las
máquinas y residuos de polvo. La supervisión se da diariamente y se lleva un
control de cada operación y de los operarios a cargo. Los trabajadores antes
de iniciar cualquier tipo de operación, preparan las máquinas para observar
si las maquinarias funcionan correctamente y así evitar retraso o algún otro
tipo de inconvenientes en la producción, no existe ningún tipo de
interrupción por parte de los trabajadores en los procesos de producción, sea
el caso de algún permiso por parte de la empresa. Cada colaborador está en su
sitio de trabajo realizando las tareas que se les ha asignado. Conocen las
funciones de lo que realizan, más no tienen conocimiento de los flujos de
procesos, y finalmente se pudo observar residuos de materia prima en los
pisos y en las esquineras de las maquinarias y en bodega del almacenamiento
de la misma, que no fue recogido por el equipo de trabajadores al terminar
sus labores durante la observación realizada.
|
PROPUESTA
La propuesta de un manual de
procedimientos es una herramienta operacional que se realiza con el objeto de
darle solución al problema detectado en la empresa Hilanderías Unidas S.A la
cual no cuenta con un manual de procedimientos que le permita a los colaboradores
tener conocimientos de los flujos de procesos, ya que en todo este tiempo se
ha visto afectado por lo que existe desperdicio de materia prima, también
cierto porcentaje de los trabajadores no tiene conocimiento de los flujos de
procesos y da como resultado una baja producción y eficiencia por parte de los
operarios por la falta de conocimiento de los pasos a seguir en la
producción.
El diseño del manual de procedimientos
permitirá detallar los procesos a seguir en este caso los flujos de procesos,
también las etapas de la elaboración con sus respectivos detalles de cada uno,
con la finalidad de garantizar una buena producción y responsabilidad por parte
de la empresa y los operarios a cargo del área operativa.
Título de
la propuesta
“Manual de procedimientos para el
proceso productivo de la empresa Hilanderías Unidas S.A.”
Objetivo
de la propuesta
Establecer procesos para la elaboración
de hilos de la empresa Hilanderías Unidas S.A. ubicada en la ciudad de
Guayaquil.
Descripción
de la Propuesta
Con las investigaciones y los métodos
utilizados para analizar la situación que presenta actualmente la empresa
Hilanderías Unidas S.A, como la carencia de un manual donde detalle las
actividades de elaboración de hilos, la investigadora propone un Manual de
Procedimientos para el proceso productivo de la empresa Hiunsa, con el objetivo
de que los colaboradores tengan conocimientos de los flujos de procesos.
Las actividades para su implementación
son las siguientes:
Factibilidad de aplicación: Acorde al estudio
realizado en la presente investigación se determina que el manual de
procedimientos es viable en los siguientes ámbitos:
Operativo: La empresa textil
Hilanderías Unidas S.A, cuenta con el personal apropiado y predispuesto para la
implementación del manual, así también por otra parte el respaldo de la
entidad, y finalmente con el interés y el compromiso del propietario general el
Sr, Fuad Dassum, para la respectiva aplicación del manual de procedimientos
para los procesos productivos.
Marco Legal: La leyes que amparan
el proyecto, en este caso haciendo referencia a la producción y de las
empresas textiles y las obligaciones con los consumidores, se alineada a la
Constitución de la República del Ecuador en su Capítulo Tercero, Sección
Novena, que trata sobre las personas usuarias y consumidoras, por lo que tiene
como importancia y obligaciones que las empresas, entidades, instituciones,
entre otras, implementar sistemas para la satisfacción de los consumidores, y aplicarlas
en sus respectivas entidades.
Además, se ampara el Plan Nacional De
Desarrollo Toda una Vida, Objetivo 5: Impulsar la productividad y
competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera
redistributiva y solidaria, de la cual nos indica la importancia de las
innovaciones y sobre el incremento de las producciones, con ello se puede abrir
plazas de trabajos para las personas emprendedoras y con ello el crecimiento
económico en el país.
Por otra parte, también en la Ley de
Fomento Industrial en su Capítulo I, en generalidades, da a conocer lo que es la
materia prima, las maquinarias y su importancia en la transformación de la
materia prima en producto terminado, y todo tipo de procesos de producción.
Técnica: Es viable en este
punto porque se cuenta con las herramientas y equipos de apoyos necesarios para
la implementación del Manual de procedimientos para la empresa Hilanderías
Unidas S.A, a continuación, la tabla y su contenido.
Presupuestario: El dinero a invertir
es alcanzable para la empresa Hilanderías Unidas S, A ya que la inversión para
aplicarlo es de $1.021,55 incluido la asesoría de implantación del manual, los
suministros de apoyo y un break para los colaboradores.
Propuesta: El manual de
procedimientos propuesto está estructurado bajo el siguiente diseño de los
autores Fincowisky & Benjamin, a continuación: Manual de Procedimientos
para la producción de hilos
-
Identificación
-
Introducción,
prologo
-
Índice
-
Contenido
-
Objetivo
-
Áreas
de aplicación o alcance de los procedimientos
-
Responsables
y procedimientos
-
Lineamientos
del proceso
-
Diagrama
de Flujo del Proceso
-
Glosario
Estructura del Manual de procedimientos
de la Empresa Hilanderías Unidas S.A
4. Identificación
En este manual de procedimientos debe
incluir, en primer término, los siguientes datos:
-
Logotipo: El logotipo que se va
a utilizar en este manual es él que ya le pertenece a la empresa
.
-
Nombre
de la organización: Hilanderías Unidas S.A, HIUNSA.
-
Denominación
y extensión del manual de procedimiento:
-
Lugar
y fecha de elaboración: Guayaquil, 20 de diciembre del 2019.
-
Número
de páginas:
13.
-
Sustitución
de páginas:
No existe sustitución de páginas porque es la primera versión.
-
Unidades
responsables de su elaboración, revisión y/o autorización: Para su elaboración se
cuenta con la autora de la tesina Gabriela Loja, de cual para su autorización
la dará el señor Juan Palma quien tiene el puesto de jefe de producción quien
se encargará de dar su visto bueno al manual para la aplicación de la misma.
2. Prólogo, introducción o ambos: La aplicación de un manual en una empresa
es importante porque dentro de un área de producción es necesario poseer
información sobre los flujos, actividades, tiempos de lo que se realiza en el
área operativa para la elaboración de un producto, en este caso la actividad es
textil ya que se realizan Hilos de algodón y poliéster, dependiendo de lo que
el cliente requiere, con la aplicación del manual esto va enlazado a los
conocimientos del personal porque con ellos los operarios tienen conocimientos
e información de los procesos productivos.
3.
Índice/
Contenido: Indicará todos los puntos referentes a los procesos de
producción, en este caso los flujos de procesos, las actividades, la
distribución y aplicación de las hilaturas.
4.
Objetivo:
Descripción
del propósito del manual en el que se pretende cumplir con el procedimiento.
5.
Áreas
de aplicación o alcance de los procedimientos: Los procedimientos
establecidos en este manual se los aplicarán en el área de producción.
Responsables: Área de producción, ya
que tiene a su cargo la elaboración, preparación de las hilaturas en el proceso
productivo.
6.
Lineamientos
del proceso: Se detallan los pasos a seguir que se lleva desde el comunicado
con el cliente hasta la entrega del pedido según su requerimiento, con las
respectivas áreas encargadas para llegar al final del proceso de su
elaboración.
7.
Diagramas
de Flujos: Se mostrará de manera más explícita mediante un flujograma cada
una de las etapas que se desarrolla para la elaboración de las hilaturas y su
representación y cada detalle de la realización de cada uno.
8.
Procedimiento:
Se
detallarán las actividades y etapas que se llevan a cabo dentro del proceso, se
mostrara paso a paso lo que se conlleva a la elaboración de las hilaturas.
9.
Glosario
de términos: Se exhiben los términos en manera técnica mencionado o aplicado
en el manual de procedimientos
CONCLUSIONES
Con la ayuda de la aplicación
de las técnicas y herramientas de investigación se dio a conocer la carencia
que posee la empresa Hilanderías Unidas de un manual de procedimientos donde
establezcan las actividades y procesos que se llevan a cabo dentro de la
organización, con esto se puede apreciar la falta de un manual, ya que se va
visto falencias en el área operativa por falta de conocimientos de los
colaboradores.
Es por esto que la investigadora elaboro
una guía donde se detallarán las actividades de forma ordenada, detallada donde
se expondrán los flujos, tiempos, áreas encargadas para la ejecución de
principio a fin. Su propósito es lograr que la empresa Hiunsa, mejore sus
procedimientos, optimicen recursos, también que exista orden y dirección por parte
de los colaboradores con la realización de la producción.
Con esta aplicación de guía se
espera que no exista falencias en el área operativa, con la finalidad que haya
una mayor capacidad y cumplimiento de la producción, y facilitar a cada colaborador
nuevo que ingrese a la organización y tenga desde su entrada la información
detallada del manual.
Y también como buena industria textil,
es necesario que cada uno de los colaboradores que pertenecen a la organización
tengan claro las actividades que realizan, con esto garantizar un óptimo
proceso, y un servicio de calidad, ya que al carecer del manual se presentaron
dichas problemáticas que afectaron a la producción.
Llegando como conclusión después
de la investigación, se dio que los manuales de procedimientos son de vital
importancia para cualquier organización, ya que gracias a ellos se logra la
mayor eficiencia de la producción, y los recursos utilizados como materiales, y
la mano de obra, ya que nos ayudan y facilitan la estandarización de los
procesos.
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